Admit Project Polska sp. z o.o. szanuje Twoją prywatność, dlatego przygotowała niniejsze oświadczenie na temat prywatności, z którego dowiesz się, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy, przechowujemy i przekazujemy Twoje dane osobowe.

 

Kim jesteśmy

Admit Project Polska sp. z o.o dalej zwana Admit Project lub Admit jest spółką powstałą w 2019 roku.

Administratorem danych jest Admit Project Polska sp. z o.o., która gromadzi dane osobowe oraz decyduje o celu i środkach przetwarzania.

Wszystkie główne decyzje dotyczące prywatności, ochrony danych osobowych i innych procedur dotyczących bezpiecznego przetwarzania danych na poziomie korporacyjnym podejmowane są przez najwyższą kadrę zarządzającą. Celem uzyskania dodatkowych informacji należy wejść na stronę Kontakt

W jaki sposób i w jakich sytuacjach stosuje się oświadczenie dotyczące prywatności?

Niniejsze oświadczenie dotyczące prywatności opisuje czynności przetwarzania danych podejmowane przez Admit w sytuacji, gdy Admit pełni funkcję administratora danych, który gromadzi dane osobowe klientów, dostawców lub pracowników i podejmuje decyzje o celu i środkach ich przetwarzania. Niniejsze oświadczenie dotyczące prywatności opisuje także, w jaki sposób Admit działa w charakterze podmiotu przetwarzającego, tj. w jaki sposób Admit angażuje się w przetwarzanie danych w imieniu swoich klientów korporacyjnych lub partnerów w oparciu o przekazane przez nich instrukcje.

Niniejsze oświadczenie dotyczące prywatności odnosi się do wszystkich procesów w Admit, w tym stron internetowych, aplikacji i innych produktów lub domen w ramach produktów i usług oznaczonych marką Admit. W przypadku gdy na stronie internetowej, w aplikacji lub na innym produkcie Admit znajduje się inne oświadczenie na temat prywatności, wtedy obowiązuje takie konkretne oświadczenie.

Z przykrością informujemy, że brak zgody na postanowienia niniejszego oświadczenia dotyczącego prywatności uniemożliwi Admit świadczenie różnych usług na Twoją rzecz.

W jaki sposób Admit działa jako administrator danych?

Dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania żyjącej osoby fizycznej. Różne pojedyncze informacje, które w połączeniu mogą umożliwić identyfikację danej osoby, również stanowią dane osobowe. Jeżeli Admit określa cel, który pragnie osiągnąć i który obejmuje przetwarzanie danych osobowych, wtedy działamy w charakterze administratora danych.

Przetwarzanie danych osobowych przez Admit jest niezbędne w celu przygotowywania lub realizacji umów, które zarwaliśmy, dostarczania klientom usług i produktów.

Dlaczego gromadzimy Twoje dane osobowe?

Admit gromadzi i przetwarza dane osobowe klientów, pracowników i sprzedawców w ramach prowadzenia działalności. Poniżej przedstawiamy listę osób, których dane dotyczą, których dane osobowe gromadzimy i przetwarzamy:

Dotychczasowi i potencjalni klienci

W celu świadczenia usług, zarządzania relacjami z klientami oraz realizacji obietnic złożonych dotychczasowym lub potencjalnym klientom, Admit potrzebuje informacji na temat Twojej tożsamości, pozycji jako użytkownika naszych usług i produktów, a także informacji, w jaki sposób się z Tobą skontaktować lub jaka jest Twoja rola jako osoby do kontaktu. Główne powody przetwarzania tych informacji to:

  • przygotowywanie oraz realizacja umów zawartych z klientami oraz dostarczanie klientom ofert i informacji na ich prośbę,
  • realizacja usług zapisanych w umowie pomiędzy Admit a zaangażowaną stroną,
  • zapewnianie wsparcia osobom korzystającym z naszych produktów i usług. Ciągłe ulepszanie usług dzięki informacjom zwrotnym od klientów,
  • zapewnianie odpowiednich standardów w zakresie zdrowia, bezpieczeństwa i ochrony środowiska,
  • fakturowanie, przetwarzanie zakupów, dokonywanie płatności oraz realizacja innych zadań finansowych,
  • przekazywanie klientom ofert produktów i usług,
  • administrowanie i zarządzanie zamówieniami zbiorczymi,
  • zapewnianie możliwości uczestnictwa w różnorodnych działaniach marketingowych organizowanych przez Admit

W celu rozszerzenia naszego zasięgu na rynku będziemy realizować swoje uzasadnione interesy. Aby dostarczać potencjalnym klientom interesujące ich treści, Admit będzie przetwarzać dane osobowe potencjalnych klientów zebrane podczas negocjacji dotyczących sprzedaży, a także dane osób, które wyraziły zainteresowanie otrzymywaniem ofert od Admit.

Podstawę prawną dla działań wymienionych powyżej stanowi zgoda, umowa oraz uzasadnione interesy. Jeśli rezygnacja nie jest możliwa, prosimy o kontakt.

Dotychczasowi i potencjalni pracownicy

Jeżeli jesteś pracownikiem Admit, będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu realizacji zawartej pomiędzy nami umowy oraz w celu przestrzegania przepisów ustawowych, takich jak prawo pracy, prawo podatkowe oraz inne przepisy. Będziemy realizować takie działania na podstawie umowy i obowiązku prawnego, a ponadto będziemy zapewniać odpowiednie okresy przechowywania przetwarzanych danych.

Jeżeli szukasz pracy w Admit, będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu określenia, do jakiego stopnia Twoje umiejętności odpowiadają stanowisku, na które aplikujesz. Będziemy realizować takie działania na podstawie umowy i obowiązku prawnego, a ponadto będziemy zapewniać odpowiednie okresy przechowywania przetwarzanych danych.

Więcej informacji na temat okresów przechowywania różnych kategorii danych można uzyskać od działu HR.

Sprzedawcy i partnerzy

Będziemy przetwarzać dane osobowe osób fizycznych reprezentujących naszych sprzedawców, dostawców i partnerów biznesowych w związku z realizacją naszych uzasadnionych interesów, do których należy pozyskiwanie nowych partnerów i nowych rynków, a także w celu realizacji umów pomiędzy Admit a kontrahentami.

W przypadku zawarcia umowy sprzedaży ze spółką w celu sprzedaży naszych produktów lub oferowania usług, możemy gromadzić i przetwarzać ograniczone ilości danych osobowych (np. imię i nazwisko, adres, numer ubezpieczenia społecznego) pracowników lub innych przedstawicieli takiej spółki w celu realizacji umowy. Podstawą prawną takiego przetwarzania są uzasadnione interesy. W takim wypadku przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w celu realizacji umowy z klientem, w okresie obowiązywania takiej umowy i z zachowaniem stosownego ustawowego okresu przechowywania takich danych po wygaśnięciu umowy.

Osoby odwiedzające biuro

Aby spełnić normy w zakresie zdrowia, bezpieczeństwa i ochrony środowiska oraz realizować nasze uzasadnione interesy, a także chronić tajemnice przedsiębiorstwa oraz pracowników, klientów i inne osoby, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w wyniku instalacji monitoringu CCTV. Osoby fizyczne zostaną powiadomione o takich działaniach, jeśli będą one prowadzone. Nagrania z monitoringu CCTV będą przechowywane przez okres 30 dni.

Dodatkowo, w celu ochrony naszych obiektów, pracowników i informacji poufnych, monitorujemy dostęp do obiektów biura. Będziemy przetwarzać dane osób odwiedzających biuro poprzez wpisywanie ich do rejestru odwiedzin. Osoby odwiedzające zostaną powiadomione o takich działaniach, jeśli będą one prowadzone.

Podstawa prawna

Jakiekolwiek przetwarzanie danych osobowych jest dozwolone wyłącznie w oparciu o odpowiednie podstawy prawne określone w art. 6 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Poniżej przedstawiamy podstawy prawne, zgodnie z definicją podaną w RODO, stosowane w przypadku przetwarzania danych osobowych przez Admit:

  • zgoda: osoba fizyczna udzieliła wyraźnej zgody na przetwarzanie jej danych osobowych w konkretnym celu.
  • umowa: przetwarzanie jest niezbędne z uwagi na umowę zawartą z osobą fizyczną lub ze względu na to, że osoba fizyczna złożyła wniosek o podjęcie konkretnych kroków przed zawarciem umowy
  • obowiązek prawny: przetwarzanie jest niezbędne w celu zachowania zgodności z przepisami prawa (z wyłączeniem zobowiązań umownych).
  • uzasadnione interesy: przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji uzasadnionych interesów danego podmiotu lub osoby trzeciej, chyba że istnieje uzasadniony powód, aby chronić dane osobowe danej osoby fizycznej, który przeważa nad takimi uzasadnionymi interesami.

W jaki sposób gromadzimy Twoje dane osobowe?

Zasadniczo Admit gromadzi Twoje dane osobowe bezpośrednio od Ciebie, co oznacza, że przekazałeś/-aś nam te dane dobrowolnie w celu otrzymania określonych produktów lub usług lub zawarcia z nami umowy. Czasem możemy gromadzić informacje na Twój temat od osób, które są z Tobą bezpośrednio powiązane –np. Twój kierownik może przekazać nam Twoje służbowe dane kontaktowe, jeżeli jesteś osobą do kontaktu. Ponadto Twój wizerunek może być zarejestrowany w naszych systemach monitoringu CCTV.

Korzystamy z plików cookie i innych technologii śledzenia na stronach internetowych Admit w celu świadczenia podstawowych usług. Gromadzimy informacje, jakie użytkownik aktywnie wysyła nam za pośrednictwem naszych stron internetowych, aplikacji i usług, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu. Gromadzimy również dane na temat interakcji pomiędzy użytkownikami a naszymi stronami internetowymi i aplikacjami, a także informacje z Twojego komputera lub urządzenia, w tym adres IP, rodzaj wykorzystywanej przeglądarki i ustawienia języka.

W innych przypadkach możemy też gromadzić informacje na Twój temat z innych źródeł. Mogą to być różne źródła, ale najczęściej należą do nich partnerzy marketingowi Admit, źródła publiczne lub informacje publiczne z sieci społecznościowych od osób trzecich. Admit może łączyć ze sobą dane pozyskane z różnych źródeł. Wyłącznym celem takich działań jest zapewnienie dokładności danych oraz zapewnienie, że dane te są zgodne z rzeczywistością.

Komu przekazujemy Twoje dane osobowe?

Przekazywanie danych podmiotom zewnętrznym

Admit może korzystać z usług zewnętrznych dostawców w celu administrowania określonymi działaniami w naszym imieniu. Należy do nich na przykład realizacja zakupów, wysyłanie wiadomości e-mail i przesyłek pocztowych, dostarczanie reklam oraz analizowanie korzystania z naszych stron internetowych i aplikacji. W celu realizacji takich usług możemy być zmuszeni przekazać Twoje dane osobowe odpowiednim partnerom biznesowym, ale wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji usług, jakie dany partner świadczy w naszym imieniu oraz z zapewnieniem, że partnerzy przestrzegają zasad ochrony danych.

Admit może przekazywać Twoje dane osobowe podmiotom zewnętrznym w następujących przypadkach:

Dostawcy, sprzedawcy i partnerzy biznesowi

Możemy przekazywać Twoje dane osobowe partnerom biznesowym lub dostawcom w uzasadnionych przypadkach związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem, kiedy pozwalają na to przepisy ustawowe lub kiedy wyraziłeś/-aś zgodę na taką wymianę danych. Na przykład część przestrzeni dyskowej Admit może być wynajęta od jednego z naszych certyfikowanych dostawców, a w efekcie, pod względem technicznym, część danych osobowych może zostać przekazana dostawcom zewnętrznym. Innym przykładem może być zakup usługi lub produktu, jakie Admit dostarcza za pośrednictwem partnera. W takich sytuacjach Admit oraz odpowiedni partner biznesowy mogą udostępniać sobie nawzajem Twoje dane osobowe w celu realizacji usługi lub dostawy produktu.

Organy publiczne 

Organy publiczne, takie jak urzędy skarbowe, policja, sądy i inne organy państwowe, mogą prosić Admit o dostarczenie danych zgromadzonych na Twój temat. Admit będzie realizować takie wnioski od organów publicznych i instytucji rządowych wyłącznie wtedy, gdy istnieją odpowiednie podstawy prawne do realizacji danego wniosku.

Społeczności użytkowników 

Jeżeli angażujesz się w komentowanie lub wyrażanie opinii w społecznościach użytkowników Admit lub w mediach społecznościowych, gdzie takie informacje mogą zostać odczytane i wykorzystane przez każdą osobę, która ma dostęp do danej społeczności, w celach będących poza kontrolą Admit, Admit nie ponosi odpowiedzialności za treści, jakie umieszczasz w takich społecznościach.

Narzędzia do automatycznego przetwarzania danych i profilowania 

Strony internetowe marki Admit korzystają z narzędzi automatycznego gromadzenia danych, a Admit korzysta z cyfrowych technologii śledzenia, aby gromadzić informacje na temat Twoich działań i interakcji na naszych stronach internetowych.

Pliki cookie

Cookie to niewielki plik tekstowy, jaki odwiedzana strona wysyła na Twoją przeglądarkę internetową. Dzięki temu na stronie internetowej zapamiętywane są informacje dotyczące Twoich odwiedzin, na przykład preferowany język i inne ustawienia. W efekcie Twoja kolejna wizyta na stronie może okazać się łatwiejsza, a sama strona – bardziej użyteczna. Pliki cookie odgrywają ważną rolę ­– bez nich korzystanie z Internetu byłoby znacznie bardziej frustrujące. Ze względu na kluczową rolę plików cookie w ulepszaniu/umożliwianiu korzystania ze strony lub realizacji procesów, wyłączenie plików cookie może uniemożliwić korzystanie z niektórych stron internetowych.

Korzystając ze stron internetowych wyrażasz zgodę na przechowywanie i uzyskiwanie dostępu do plików cookie. Wykorzystujemy pliki cookie na naszych stronach internetowych do identyfikacji użytkowników, zachowując przy tym anonimowość osoby fizycznej. Pomaga nam to rejestrować liczbę gości oraz pozyskiwać dane statystyczne i informacje na temat tego, ilu użytkowników korzysta z naszych stron internetowych i w jaki sposób. Korzystamy ze statystyk, aby jak najbardziej uprościć i rozjaśnić stronę oraz sprawić, by była możliwie jak najbardziej przyjazna użytkownikom.

Pliki cookie sieci społecznościowych firm zewnętrznych

Sieci społecznościowe firm zewnętrznych dostarczają interaktywne wtyczki w celu udostępnienia funkcji sieci społecznościowych – na przykład połączenia z portalem Facebook – na stronach internetowych mogą korzystać z plików cookie, aby zbierać informacje na temat tego, w jaki sposób korzystasz z naszych stron internetowych i aplikacji. To, w jaki sposób osoba trzecia korzysta z tak zgromadzonych danych, zależy od polityki prywatności sieci społecznościowej, która jest dostępna na stronach internetowych odpowiednich podmiotów. Admit zachęca do zapoznania się również z politykami prywatności firm zewnętrznych.

Zaangażowane osoby trzecie mogą stosować różne metody śledzenia, w tym pliki cookie, aby osiągać własne cele biznesowe poprzez zestawianie i łączenie informacji na temat tego, w jaki sposób korzystasz z naszych stron lub aplikacji, z innymi danymi osobowymi, jakie te osoby trzecie zgromadziły na Twój temat. Ponadto możemy pozyskiwać i wykorzystywać informacje analityczne i statystyczne z sieci społecznościowych firm zewnętrznych w celu oceny działania i skuteczności treści, jakie umieszczamy w mediach społecznościowych, na przykład poprzez pomiar liczby odsłon i kliknięć treści promowanych przez Admit.

Serwisy firm zewnętrznych i kanały mediów społecznościowych, w których jesteśmy obecni, podlegają politykom prywatności poszczególnych serwisów.

Jakiego rodzaju dane osobowe są gromadzone i przetwarzane przez Admit?

Admit może przetwarzać następujące dane osobowe na Twój temat:

  • informacje ogólne i dane kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail i adres
  • dane demograficzne, takie jak data urodzenia lub płeć
  • numer PESEL, NIP, REGON
  • informacje zwrotne na temat naszych usług i produktów
  • różne wnioski, jakie składasz
  • zdjęcia lub filmy, na których jesteś widoczny/-a
  • informacje finansowe, takie jak informacje na temat Twojego rachunku bankowego
  • śledzenie informacji aktywnie wysyłanych nam za pośrednictwem naszych stron internetowych. Obejmuje to informacje takie jak adres IP, informacje na temat używanej przeglądarki internetowej czy ustawienia języka,
  • reakcja na wiadomości e-mail, co oznacza, że analizujemy, czy otwierasz wiadomości e-mail, jakie otrzymujesz od Admit
  • informacje na temat poprzedniego zatrudnienia i wykształcenia, takie jak tytuł, stanowisko, obowiązki, historia i zainteresowania w kontekście zawodowym
  • informacje, jakie upubliczniłeś/-aś i dobrowolnie przekazałeś/-aś w mediach społecznościowych firm zewnętrznych.

Jako administrator Admit nie przetwarza wrażliwych danych osobowych, ale w niektórych przypadkach jesteśmy zobowiązani przetwarzać takie dane, aby wypełnić swoje prawne i etyczne obowiązki. Wrażliwe dane osobowe mogą być gromadzone przede wszystkim w następujących przypadkach:

  • Jeżeli jesteś pracownikiem i przebywasz na zwolnieniu lekarskim, możemy przetwarzać pewne wrażliwe informacje dotyczące Twojego stanu zdrowia zgodnie z przepisami prawa pracy,
  • Jeżeli jesteś osobą fizyczną i uległeś/-aś wypadkowi na terenie naszego obiektu, możemy być zobowiązani do przetwarzania danych na temat Twojego stanu zdrowia, aby spełnić normy dotyczące bezpieczeństwa, zdrowia i ochrony środowiska, a także zarejestrować dane zdarzenie, aby uniknąć tego rodzaju sytuacji w przyszłości,

W jaki sposób Admit chroni Twoje dane osobowe?

Dane osobowe w Admit są przetwarzane w bezpieczny i chroniony sposób. W Admit dokładamy wszelkich starań, aby upewnić się, że wszelkie systemy informatyczne budowane, integrowane, nabywane czy ogólnie używane w Admit są zgodne z zasadą poszanowania prywatności od samego początku w celu maksymalizacji bezpieczeństwa oraz zabezpieczenia przetwarzania danych osobowych. Stosownie do okoliczności wykorzystujemy szyfrowanie i pseudonimizację. Ograniczamy dostęp do danych osobowych wyłącznie do tych osób, które potrzebują do nich dostępu. Dla pracowników zajmujących się przetwarzaniem danych osobowych w Admit dostępne są wytyczne, polityki i szkolenia.

W przypadku gdy do przetwarzania danych angażujemy podmiot przetwarzający, bardzo dokładnie oceniamy partnerów biznesowych, którym przekazujemy Twoje dane, aby upewnić się, że przestrzegają oni obowiązujących przepisów w zakresie ochrony danych. Ponadto, aby wdrożyć normy przetwarzania danych, Admit prosi partnerów biznesowych – którzy działają w charakterze podmiotów przetwarzających, podczas gdy Admit działa w charakterze administratora – o podpisanie umów powierzenia przetwarzania danych z Admit. W ten sposób podmiot przetwarzający podpisuje wiążącą umowę i zobowiązuje się zapewnić bezpieczeństwo i ochronę praktyk informacyjnych.

Kiedy Admit korzysta z usług podmiotów przetwarzających?

Admit może zlecać usługodawcom będącym osobami trzecimi działanie w charakterze podmiotów przetwarzających dane osobowe w następujących celach: wysyłanie faktur i materiałów marketingowych, przechowywanie danych, obsługa relacji z klientami, dostarczanie rozwiązań CCTV, oraz windykacja należności, zarządzanie danymi pracowników oraz w innych celach.

Jakie masz prawa i jak możesz z nich skorzystać?

Masz prawo zgłosić żądanie dostępu do Twoich danych osobowych, jakie przechowujemy, ale przed wydaniem takich informacji musimy upewnić się, kim jesteś. Masz prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, wycofania zgody, żądania usunięcia lub poprawienia swoich danych osobowych lub przenoszenia danych.

Jeżeli chcesz zażądać dostępu do danych, ich usunięcia lub poprawienia lub złożyć sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych lub skorzystać z prawa do przenoszenia danych skontaktuj się z nami.

Jeżeli przeglądasz sieć i wolisz, żeby wizyta na naszej stronie internetowej nie wiązała się z przetwarzaniem danych osobowych przez pliki cookies, zalecamy włączenie trybu prywatnego w przeglądarce internetowej.

Zmiany oświadczenia

Niniejsze oświadczenie może być okresowo uaktualniane.